Het is weer vakantietijd, dus tijd om je werk even te laten voor wat het is. De automatische antwoorden op je verstuurde mailtjes rollen alweer binnen. Alleen nu moet jij nog je out of office instellen, zodat iedereen weet dat je er even niet bent. Maar hoe doe je dat nu echt goed?! Volstaat een eenvoudige “ik ben weg” of is het toch beter om wat meer informatie te geven? Hierbij een aantal tips voor het schrijven van een goed out of office bericht;
Wat moet er MINIMAAL in staan;
- De periode dat je afwezig bent; zo kunnen de mensen zelf beslissen of ze wachten tot je terug bent, of dat ze contact opnemen met iemand anders.
- Waarom je er niet bent; gewoon kort en bondig. Niet met teveel details natuurlijk 😉
- Welke collega jouw taken overneemt; vermeld hierbij de contactgegevens, het mailadres en eventueel het 06 nummer waarop deze collega te bereiken is.
- Bied opties; vaak lees je bij out of office berichten dat ze voor dringende zaken contact op kunnen nemen met collega X. Maar hoe fijn is het om te lezen als er staat “Tijdens mijn afwezigheid zal collega X je graag verder helpen”.
Extra tips;
1. Probeer je bericht persoonlijk en positief te maken. Sommige berichten kunnen zelfs met een knipoog.
Bijvoorbeeld; “Sorry! Je dacht vast, wow die reageert snel! Maar nee, het is mijn out-of-office. Ik ben niet beschikbaar tot XX/XX. Na deze datum zal ik reageren op je bericht. Met vriendelijke groet.”
2. Plan je afwezigheid 2 dagen eerder in en laat hem 2 dagen later eindigen. Zo heb je aan het begin van je vakantie niet nog allemaal spoedklusjes die je moet oplossen en kan je na je vakantie eerst op je gemak alle mailtjes lezen en eventueel beantwoorden.
Dan is het nu tijd voor een ongestoorde vakantie!
Geniet ervan ladies!
Liefs, FEMMES
